Что выгоднее для бизнеса: аренда или покупка спецодежды и СИЗ

АРЕНДА СИЗ В СИСТЕМЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПЕРСОНАЛА

Работодатель вправе обеспечивать сотрудников средствами индивидуальной защиты не только через закупку в собственность, но и через передачу их во временное пользование. Такой формат предусмотрен действующими нормативами, в частности пунктом 29 приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, где допускается использование СИЗ по договору аренды.

Правовое регулирование не содержит ограничений для подобной схемы. В судебной практике также отсутствуют решения, которые признавали бы такие договоры недействительными или требовали бы их переквалификации в иную форму обеспечения.

Арендная модель чаще применяется там, где потребность в защитных средствах носит непостоянный характер. Это позволяет снизить нагрузку на бюджет и избежать закупки избыточного количества имущества.

Обычно арендный сервис включает полный цикл сопровождения. Помимо передачи самих комплектов, поставщик организует их доставку, обслуживание в процессе использования, санитарную обработку и восстановление при повреждениях. После завершения работ или прекращения необходимости в СИЗ имущество возвращается арендодателю.

Использование аренды имеет как сильные стороны, так и ограничения. 

Для наглядности их можно разделить следующим образом:

К аренде допускаются только те средства защиты, которые сохраняют свои свойства после эксплуатации и могут быть восстановлены для повторного применения. К ним относятся, например, спецодежда, защитные каски, шлемы, комбинезоны и аналогичные изделия.

Не подлежат аренде изделия одноразового или строго индивидуального назначения. В эту категорию входят беруши, защитные кремы, резиновые перчатки и подобные средства.

При подборе арендных СИЗ учитываются действующие типовые нормы, утверждённые на федеральном уровне, а также реальные условия труда на конкретном рабочем месте. Важно корректно учитывать параметры сотрудника — рост, размер, пол — чтобы экипировка обеспечивала удобство и безопасность при использовании.

Переход на единые типовые нормы обеспечения СИЗ осуществляется по правилам приказа Минтруда № 766н. Организации могут внедрять новые требования в переходный период с 1 сентября 2023 года по 31 декабря 2024 года. Обновление системы фиксируется через утверждение новых локальных норм на основе ЕТН, а не через точечное редактирование прежних внутренних документов.

ФАКТОРЫ, ФОРМИРУЮЩИЕ СТОИМОСТЬ АРЕНДЫ И ЭКСПЛУАТАЦИИ СИЗ

Под арендой средств индивидуальной защиты в первую очередь понимают обеспечение сотрудников текстильной спецодеждой. Сюда относятся сезонные комплекты — зимние и летние варианты, повседневные футболки и аналогичные изделия. При этом ряд позиций в стандартный арендный пакет обычно не включается и приобретается отдельно: каски, перчатки, обувь, средства защиты органов дыхания, нательное бельё.

Расходы предприятия при самостоятельной покупке СИЗ формируются не одной статьёй, а целым комплексом постоянных операций. После приобретения оборудования и одежды организация берёт на себя дальнейшее обслуживание, которое включает несколько направлений:

• организацию стирки спецодежды (собственными силами или через подрядчиков, с учётом затрат на логистику);

• проведение ремонта повреждённых изделий;

• обеспечение условий хранения;

• контроль состояния и степени износа комплектов.

Каждое из этих направлений требует ресурсов — как финансовых, так и организационных.

При переходе на арендную модель большинство перечисленных функций переходит к компании-арендодателю. Обслуживание, восстановление и замена изделий, как правило, уже заложены в стоимость услуги. В отдельных случаях такие операции выделяются в дополнительный сервисный тариф и оплачиваются отдельно, в зависимости от условий договора.

ОГРАНИЧЕНИЯ И РАСХОДЫ ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ СИЗ

Уход за средствами индивидуальной защиты включает несколько обязательных операций: стирку, восстановление, контроль состояния. Это цепочка процессов, где каждая единица проходит обработку отдельно.

Собственная система обслуживания редко оказывается выгодной при небольших объёмах. По оценкам специалистов, самостоятельная стирка становится экономически оправданной только при загрузке порядка 10 000 кг или около 10 000 комплектов в месяц. Такие объёмы характерны для крупных предприятий.

Дополнительные сложности связаны с требованиями разных производств к уходу за спецодеждой. Используются разные режимы стирки и составы средств. Универсальный подход здесь не подходит: промышленные загрязнения, включая нефтепродукты, обычными бытовыми средствами не удаляются.

При наличии нескольких направлений работы внутри одной компании процесс усложняется ещё сильнее. Требуется раздельная обработка разных типов загрязнений и материалов, что увеличивает нагрузку на внутреннюю инфраструктуру.

Химчистка почти всегда выполняется через сторонние организации. Внутреннее выполнение требует дополнительных затрат на логистику и обработку.

Ремонт через ателье остаётся одной из самых затратных частей обслуживания. При регулярных повреждениях расходы на него становятся заметной статьёй бюджета.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПОСТАВЩИКОМ АРЕНДНЫХ СИЗ

После выбора аренды вместо закупки необходимо подобрать надёжного поставщика. Для этого обычно изучают сведения из ЕГРЮЛ, отзывы клиентов, членство в Ассоциации СИЗ и другие доступные данные о компании. При возможности стоит ознакомиться с работой её склада, офиса или торговой площадки. Проверку желательно проводить с участием юристов и службы безопасности.

Договор аренды может заключаться на определённый срок либо без его указания. Помимо основных условий, к нему нередко прикладывают:

• листы подбора размеров;

• технические спецификации СИЗ;

• прайс-листы и перечни дополнительных услуг.

До подписания важно проверить несколько ключевых моментов:

• какие требования предъявляются к качеству СИЗ;

• что входит в обслуживание;

• как организованы ремонт и замена изделий;

• какие условия действуют при расторжении договора.

Если предусмотрены штрафы или дополнительные обязательства для заказчика, их следует заранее оценить и при необходимости согласовать изменения.

После оформления договора поставщик выдаёт необходимое количество СИЗ и маркирует каждое изделие несмываемой биркой. Далее обслуживание ведётся по согласованному графику: использованную спецодежду забирают, а взамен доставляют чистую. В сервисном центре её стирают, ремонтируют и заменяют после окончания срока эксплуатации.

ФИКСАЦИЯ АРЕНДНЫХ КОМПЛЕКТОВ В ДОКУМЕНТАХ ОРГАНИЗАЦИИ

Средства защиты, полученные по договору аренды, передаются работникам в персональное пользование. За каждым сотрудником закрепляют конкретный комплект, а для его идентификации при необходимости используют индивидуальную маркировку.

Факт получения СИЗ отражают в личной карточке учёта выдачи. Дополнительных отметок о том, что изделия принадлежат арендодателю, вносить не требуется.

Правила обращения с такими комплектами целесообразно предусмотреть во внутреннем порядке обеспечения персонала средствами защиты. В документ можно включить следующие положения:

• каждому работнику выделяется персональный комплект СИЗ;

• маркировка позволяет определить владельца комплекта;

• информация о выдаче подлежит обязательному внесению в учётные документы.

Для целей учёта арендованные средства защиты регистрируются в личной карточке работника в общем порядке.

КОГДА ПОКУПКА СИЗ ОКАЗЫВАЕТСЯ РАЦИОНАЛЬНЕЕ АРЕНДЫ

В отдельных случаях компаниям выгоднее не брать спецодежду в аренду, а закупать её и учитывать на балансе.

Небольшие организации с численностью до 10 сотрудников часто выбирают именно покупку. При редкой замене комплектов и простом учёте такой вариант проще в управлении. Обычно назначают ответственного за выдачу и контроль состояния СИЗ.

Крупные предприятия с численностью от 100 работников могут позволить себе разовые вложения в инфраструктуру, например, собственную прачечную, и регулярное обновление спецодежды за счёт закупок.

В остальных ситуациях решение зависит от расчёта затрат. Часто аренда снижает нагрузку на бюджет за счёт отсутствия расходов на ремонт, замену и обслуживание комплектов.

А для подбора и закупки СИЗ и спецодежды обращайтесь в «Феникс-Спецодежда» - специалисты помогут подобрать комплект под условия работы и организовать поставку в нужные сроки.